Od lat zarówno uczestniczę w szkoleniach, jak i sam je organizuję, prowadzę lub tłumaczę. Ba, zanim wszedłem do tematyki rozwoju osobistego, przez lata pracowałem przy konferencjach z zakresu redukcji szkód od narkotyków. A i wcześniej znalazłby się jakiś mangowy konwent, który współorganizowałem (niesławny Sakuron – nie pytajcie ;) ). Miałem więc naprawdę dużo okazji do pooglądania organizacyjnego aspektu takich imprez w każdej postaci, od darmowych salek w domach kultury po pięciogwiazdkowe hotele, od kilkuosobowych spotkań po takie  z czterocyfrowymi liczbami uczestników.

To zdumiewające ile pracy może wymagać zaplecze organizacyjno-logistyczne. Tym bardziej zdumiewające, że – gdy uda się o nie zadbać naprawdę dobrze – uczestnicy tego prawdopodobnie w ogóle nie zauważą. Świetna organizacja to organizacja, która w ogóle nie będzie się rzucała w oczy, w której, nawet jeśli pojawią się jakieś nieoczekiwane kryzysy, zostaną zażegnane tak gładko, że uczestnicy nigdy się o nich nie dowiedzą. Dobra organizacja, jak mawiał mój były szef, jest jak łabędź. Widzisz go jak z gracją sunie po wodzie i nie dostrzegasz, że pod powierzchnią jego nóżki szaleńczo młócą wodę. A potem dodawał, w związku z tym “Nie biegaj. Jeśli biegniesz, jest kryzys. Jeśli idziesz szybko, jesteś energiczny. Tak to ludzie postrzegają.”

Dlaczego o tym piszę? Cóż, od pewnego czasu zbierałem już przykłady zarówno wyjątkowo dobrej, jak i wyjątkowo kiepskiej organizacji szkoleń i eventów rozwojowych i pomyślałem, że warto tu je zebrać i podsumować, być może w oparciu o kilka dużych motywów przewodnich.


1. Kumple, czy klienci?

Jednym z zachowań, z którym się niekiedy spotykam jest swego rodzaju nadmierne spoufalanie się z klientami i zrzucanie na nich odpowiedzialności. Rozumiem, że klient może być naszym znajomym, może nawet przyjacielem. Rozumiem, że na szkoleniu może być super rodzinna atmosfera. Rozumiem, że uczestnicy mogą chcieć pomagać. Rozumiem to wszystko, bardzo doceniam.

Tylko są pewne granice. Byłem na szkoleniu, gdzie uczestnicy musieli przynieść drabinę z portierni i wymienić zepsutą żarówkę, bo organizator o to nie zadbał. Albo na takim, gdzie organizatorzy w zasadzie wybyli, zostawiając zachodniego trenera bez żadnego wsparcia logistycznego, przez co to uczestnicy musieli jakoś o całość zadbać.

Tego się po prostu nie robi.

W sumie nie powinienem się może dziwić – w czasach, gdy organizowałem konferencje okazywało się nie raz, że nasza ekipa wzbudza dość szybko spory szacunek ze strony współpracujących hoteli czy firm cateringowych. Nie piszę tego bynajmniej dla autoreklamy, bo prawdę mówiąc powód tego szacunku jest dla mnie czymś tak oczywistym, że po prostu nie rozumiem jak można było to traktować jako coś wyjątkowego. Ot, jak się okazywało – zwykle organizator eventu pojawiał się na jego początku i na jego zakończeniu, a reszta – hulaj dusza, jak będzie to będzie, ludzie dadzą sobie radę. W porównaniu z tym nasza ekipa, pracująca na miejscu cały dzień – coś co naprawdę wydaje mi się absolutnym standardem – była czymś niezwykłym. A skoro w dużych eventach są takie “standardy”, nie powinno mnie dziwić, że i w małych mogą być równie kiepskie.

Ale dziwi i uważam, że należy zaprotestować.

Uczestnicy szkolenia czy eventu płacą Ci i są Twoimi klientami i gośćmi. Dbaj o nich odpowiednio, bo za to Ci płacą i ufają Ci w tym zakresie. Nawet jeśli masz z nimi osobiście wspaniałą relację, jeśli są Twoimi dobrymi przyjaciółmi – tu i teraz, w tym kontekście, są Twoimi klientami i gośćmi. Możesz zadbać o rodzinną atmosferę i jednocześnie to uszanować.


2. Czas?

Kolejną szkoleniową i eventową plagą jest nie pilnowanie punktualności. Ja rozumiem, że szkolenie to działalność ludzka i może ulec pewnemu przesunięciu. Czasem uczestnicy wcześniej skończą ćwiczenie, a czasem później. Jeśli sala jest w dziwnym miejscu, to pierwszego dnia mogą mieć kłopoty z jej znalezieniem.

Są jednak pewne zasady, których warto się trzymać. Notoryczne łamanie harmonogramu, nieustanne, skrajnie przewidywalne opóźnienia, to plaga wielu eventów. A przecież da się ich naprawdę łatwo uniknąć. Wystarczy zaczynać o czasie, nawet gdy uczestnicy nie są gotowi. Oraz dać mówcom czy trenerom wyraźnie widoczny zegar, a po określonym czasie, jeśli nie reagują na sygnał końca, po prostu wyłączyć mikrofon.

 Szanujmy czas i plany uczestników.


3. Brak informacji

Jedną z rzeczy, jakich się nauczyłem przy organizacji konferencji było to, że ich uczestnicy – nawet jeśli indywidualnie są wybitnie inteligentnymi i kompetentnymi zawodowcami – w grupie mają tendencję do znaczącej utraty IQ. Oznacza to, że wszelkie informacje nt. tego co, gdzie i kiedy muszą być skrajnie, absolutnie oczywiste i wszechobecne.

Tymczasem, niestety, praktyką jest często coś odwrotnego i – z jakiegoś dziwnego powodu – trzymanie informacji dla siebie, bez precyzowania co, jak, gdzie, kiedy i przez ile czasu. Tak było np. niedawno na BFG w zakresie wyjścia integracyjnego, ale tak naprawdę jest to dość regularny problem, zwłaszcza przy większych eventach. Niestety, tak po prostu nie można robić, choćby dlatego, że brak informacji uderza automatycznie w poczucie bezpieczeństwa uczestników. A nie za to płacą, by czuć się zagrożonymi.

Słyszałem również o eventach, gdzie celowo wstrzymywano informacje o programie, by “wymusić” na uczestnikach obecność na całości. Nosz do jasnego mroku! Czy ich organizatorzy mieli jakąś podnietę z traktowania dorosłych ludzi jakby ci byli małymi dziećmi?

A, ważna rzecz – nigdy nie zakładaj, że droga do miejsca szkolenia jest jasna czy oczywista, postaraj się ją jak najprecyzyjniej oznaczyć (jeśli to możliwe) lub przynajmniej opisać w logistyce.


4. Catering? Poczekają

Ten punkt mógłby w sumie podpaść pod dwójkę i opóźnienia, ale stwierdziłem, że warto go szczególnie podkreślić. Potrzeby fizjologiczne są czymś, co naprawdę trudno oszukać, dlatego jeśli ludzie są głodni, to naprawdę nie ma najmniejszego sensu przeciąganie modułu na siłę, “bo było opóźnienie”, “bo ktoś nie skończył prezentacji”, “bo taki jest program”.

Daj ludziom zjeść. Głodni i tak nie śledzą myślami tego, co się dzieje poza ich żołądkiem…


5. Szkolenie jest dla organizatorów

Kolejną rzeczą, której nie mogłem nigdy zrozumieć, była sytuacja, gdy zachodni trener bierze na demonstracje różne osoby (pomijam tu dyskusję nad wartością tzw. demo – to temat na inny tekst), jest cała masa chętnych na sali, a organizator… sam idzie na demo lub puszcza w pierwszej kolejności swoją rodzinę, współpracowników czy inne osoby, które za event nie płaciły. Sorry, ale tego się po prostu nie robi. Pierwszeństwo w takich sytuacjach powinni mieć zawsze płacący uczestnicy, organizatorzy powinni być natomiast gotowi zgłosić się wtedy, jeśli do jakiegoś tematu nie ma ochotników, dla uniknięcia przestojów (w tym celu warto, jeśli wiemy, że trener robi dema, wcześniej przepytać go o to jakie tematy będą go interesowały w zakresie pracy i znaleźć rzeczy, z którymi awaryjnie można by w tych tematach pracować).

Niedopuszczalne jest natomiast zajmowanie przez organizatorów miejsca do pracy z trenerem przez płacących uczestników. Oni m.in. za to zapłacili, organizator nie. Zresztą – organizator zwykle i tak spędza czas prywatny z trenerem. Może z nim wtedy omówić temat, z którym pracowałby na demo. Uczestnik za taką opcję musi dodatkowo zapłacić.


6. Nieścisłości, niewinne kłamstewka i zwykłe kłamstwa

Ostatnia rzecz, o której warto wspomnieć – organizator nie może sobie wycierać gęby słowami. Tymczasem spotykam się z takimi sytuacjami, niestety, wręcz nagminnie. Najbardziej ekstremalny przypadek, z jakim się spotkałem, to trener/organizator mówiący na początku szkolenia “wiecie, to co było w ogłoszeniu n.t. tego szkolenia to nieważne, zapomnijcie o tym, zrobię teraz z wami to, co będę chciał…” No więc, żigolak jego mać, nie! Sprzedałeś określoną usługę – masz więc absolutny obowiązek tą usługę zrealizować!

Na szczęście takie sytuacje pojawiają się dość rzadko, częściej można trafić na lżejsze, choć również irytujące. Np. plagą przy zapraszaniu niektórych zachodnich trenerów stało się kilku- albo i nawet kilkunastokrotne organizowanie “ostatniego w Polsce szkolenia trenera X”. Rozumiem, że może się raz zdarzyć tak, że dany trener miał już nie szkolić, ale udało się go przekonać by przyjechał ponownie. Ale gdy takie reklamy pojawiają się raz za razem, dla kolejnych szkoleń, to już nie jest fair – i niestety prowadzi do utraty zaufania dla organizatora (a często i bardzo bezpośredniego spadku rentowności danego szkolenia czy eventu).

Jeśli coś zapowiadasz – trzymaj się tego. Jeśli sytuacja się zmieni – powiedz o tym otwarcie, ale nigdy bezczelnie, zawsze z szacunkiem dla ludzi, którzy Ci przecież płacą i którym za to należy się zdecydowanie docenienie.


Są też przykłady dobrej organizacji

No dobrze, wskazałem na problemy, ale to nie znaczy, że wszystkie szkolenia czy seminaria są organizowane kiepsko, ani że mam w tej kwestii jakieś specjalnie wybujałe oczekiwania. Stałych czytelników bloga może to nieco zaskoczyć, biorąc pod uwagę moje typowe podejście do tej osoby, ale tutaj muszę np. pochwalić Grzesiaka, przynajmniej za czasów gdy organizacją eventów zajmowała się tam Gosia Golińska-Grzesiak (nie wiem jak to później wyglądało). Na poziomie eventów (nie wchodząc w inne kwestie) organizacja była naprawdę precyzyjnie rozwiązana i o wszystko dbano z solidnym wyprzedzeniem – to ewidentny plus. Takie samo podejście z tego co wiem przejął po nim też Adam Dębowski. Świetną organizację demonstrowała też m.in. Grupa SET gdy byłem u nich na trenerskim. Ze środowiska pozarozwojowego mogę wymienić choćby świetnie zorganizowany Digital Learning Congress, który powinien być absolutnym wzorem dla imprez rozwojowych. Udało im się nawet (szok!) uzyskać punktualność mówców!

Jak widać, da się.


Lekcje dla organizatorów

No dobra, a gdyby tak podsumować, co jako organizator koniecznie, absolutnie należy mieć na uwadze?

1) Uczestnicy są w pierwszej kolejności Twoimi klientami i gośćmi, dopiero w drugim znajomymi czy przyjaciółmi. Zapłacili Ci swoje, ciężko zarobione pieniądze. Będziesz miał dzięki nim na chlebek, pizzę czy też kawior – nie wiem ile Ci zapłacili – ale to im to zawdzięczaj. Uszanuj to i traktuj ich jako swoich klientów i gości, a nie swoich kumpli.

2) Dbaj o jasne informacje i o trzymanie się ich – w tym pilnowanie punktualności.

3) Mając do wyboru komfort klienta lub własny (w granicach zdrowego rozsądku) wybieraj komfort klienta.

4) Zwracaj uwagę na to co mówić, by nie musieć tego potem odwoływać.

5) Jeśli sądzisz, że uczestnicy mają już dość informacji, na wszelki wypadek jeszcze dodaj im trochę.

6) Nigdy nie zapominaj, że to dzięki tym ludziom masz na chleb. Nawet, jeśli uważasz, że to co im dajesz jest takie ultrahiperzajebiste, że płacą jedynie ułamek tego, ile to jest w rzeczywistości warte. Nawet, jeśli tak by faktycznie było. Koniec końców, dzięki nim masz na chleb. Uszanuj to i traktuj ich odpowiednio.


Lekcje dla uczestników

W zasadzie jedna lekcja: oczekuj dobrej organizacji. Za nią też płacisz.



Moja nowa książka, "Status: Dominacja, uległość i ukryta esencja ludzkich zachowań" jest już dostępna w formie e-booka! Tylko na Mindstore.pl 

 

 

Podziel się tym tekstem ze znajomymi:
Następny wpis
Poprzedni wpis