Komunikacja w ujęciu Lean Mind

Co jest sednem komunikacji? Jakie są kluczowe wartości, jakie zapewnia?

Czy rozmawiając i spędzając czas z innymi ludźmi realizujemy te wartości, czy też głównie marnujemy czas i energie na różne gry?

Lean Mind to autorski model rozwoju osobistego, skupiony na maksymalizacji wartości z naszych działań. Oparty na koncepcjach TPS i Lean Management, skupia się na maksymalizacji wartości w naszym codziennym życiu. W praktyce bowiem zdecydowanie zbyt często, choć zależy nam na pewnych wartościach, skupiamy się na działaniach od tych wartości dalekich. Dlatego warto zatrzymać się, przyjrzeć temu co faktycznie chcemy uzyskać, temu co robimy oraz postarać się stopniowo eliminować te elementy naszego zachowania, które oddalają nas od upragnionego celu.

Co daje komunikacja?

Zdolność komunikacji jest jednym z naszych ewolucyjnych asów w rękawie. Dzięki niej potrafimy przekazywać wiedzę, koordynować działania, budować sojusze. Patrząc bardziej osobiście – dzięki komunikacji budujemy bliskość i poczucie przynależności. Pomagamy innym zrozumieć nas i rozumiemy ich lepiej. Budujemy relacje.

Co konkretnie jest tą esencją, tymi najważniejszymi wartościami w komunikacji i relacjach?

– Poczucie przynależności i bezpieczeństwa.

– Poznawanie drugiej osoby.

– Pogłębianie bliskości i wzmacnianie zaufania.

– Wpływ na drugą osobę i uzyskanie określonych efektów krótko i długoterminowych.

Czy wszystko co robimy w kontaktach z innymi ludźmi faktycznie zbliża nas do tych wartości? Każdy powinien sam odpowiedzieć sobie na to pytanie. Pomóc w tym może przyjrzenie się najważniejszym przejawom marnotrawstwa – działań nie dodających wartości.

Muda – marnotrawstwa

Muda, czyli marnotrawstwa to wszystko to, co nie dodaje nam wartości. W podejściu Lean identyfikuje się zwykle osiem typowych mud. Zobaczmy jak mogą się odnosić do komunikacji i relacji…

1. Nadprodukcja – jest taka stara suficka przypowieść, gdy pewnego mędrca zapytano czemu tak rzadko przychodzi w odwiedziny. Ten odpowiedział, że robi tak dlatego, bo zarzut „Czemu tak dawno się nie widzieliśmy?” jest dla niego dużo milszy, niż „Czemu znowu przychodzisz?”

W komunikacji i relacjach łatwo można przesadzić. Możne ich być po prostu za dużo – możemy przytłoczyć drugą osobę swoją obecnością, wiadomościami, telefonami, wizytami. Możemy zagadać kogoś tak, że po prostu go zanudzimy. Dlatego niezbędną umiejętnością w komunikacji jest umiejętność „czytania pokoju”, wychwytywania zapotrzebowania na naszą obecność, ale też przesytu tą obecnością.

Nadprodukcja w komunikacji to również nadmierne przekonywanie, które może wręcz zniechęcić (wielu sprzedawców będzie doskonale pamiętało sytuacje, w których zbytnim entuzjazmem wręcz zniechęcili klienta, który przed chwilą był gotowy kupić), czy zachowania które są po prostu zbędne dla uzyskania celu.

2. Nadmierne zapasy – najczęstszym przejawem nadmiernych zapasów w komunikacji jest nadmierne przygotowanie. Zamiast pozwolić sobie na pewną spontaniczność, nawet kosztem błędów, niektórzy ludzie będą przygotowywać się tak bardzo, że zabiją jakąkolwiek indywidualność i oryginalność w tym co robią. W efekcie, paradoksalnie, wypadną zwykle gorzej i mniej przekonująco – bo po prostu sztucznie.

3. Błędy i wady jakościowe – komunikacja generuje ogromny potencjał błędów. Z jednej strony może tu być problem niejasnego przekazu po naszej stronie, generującego nowe błędy. Z drugiej, nieporozumień i niezrozumienia przekazu innych osób. W obydwu przypadkach może to bardzo łatwo prowadzić do licznych przejawów marnotrawstwa, choćby w postaci powrotu do tematu i doprecyzowania znaczenia, tak by w końcu zostać prawidłowo zrozumianym.

4. Oczekiwanie – bardzo częstym marnotrawstwem w komunikacji i relacjach jest uzależnianie kolejnych kroków od działania innych osób. W efekcie potrafimy czekać – niekiedy dosłownie lata – na realizację jakiejś wartości, oczekując na działanie, które nigdy nie nadchodzi.

5. Nadmierne przetwarzanie – czyli na przykład szukanie „idealnych” słów, gdy wystarcza zwykłe, przez co marnujemy ogromną ilość energii, czasu i okazji. Ale nadmierne przetwarzanie to również mówienie „nad” rozmówcą, komunikacja w sposób, którego ten nie jest w stanie zrozumieć (i który przez to dodatkowo odbiera jako dość arogancki).

6. Zbędny transport – czyli załatwianie relacji niebezpośrednio, próby kontaktu przez pośredników (zarówno w rozumieniu osób, jak i pośredników technologicznych, np. uruchamianie procedury w firmie, zamiast po prostu wyjaśnić coś sobie z kimś w cztery oczy).

7. Zbędny ruch – czyli ogromna ilość działań pozowanych, udawania i odgrywania ról w celu uzyskania rzeczy, które można by uzyskać dużo bardziej bezpośrednio, lub które tak naprawdę nie realizują naszych wartości.

8. Niewykorzystany potencjał – chyba najtragiczniejszym marnotrawstwem w komunikacji jest ta ostatnia z mud, czyli niewykorzystany potencjał. Sytuacje, w których mogliśmy się komunikować, mogliśmy próbować zbudować lub podtrzymać relacje, a z różnych powodów tego nie zrobiliśmy. Czasami powodował to lęk, czasami zmęczenie, czasem nieporozumienia, a czasami po prostu brak pomyślenia przez chwilę i podjęcia decyzji by coś zrobić – ale brak komunikacji prowadzi do ogromnego marnotrawienia potencjału i możliwości w życiu.

Co z tego wynika?

Przeanalizowanie swoich kontaktów z ludźmi, komunikacji i relacji z perspektywy najczęstszych muda/marnotrawstw zdecydowanie ułatwia przyjrzenie się temu co w nich nie działa i co moglibyśmy usprawnić. Skupienie na końcowych wartościach, które chcemy uzyskać zdecydowanie ułatwia zdecydowanie, czy dane zachowanie ma realny sens, czy też jest tak naprawdę zbędne, ale po prostu wyuczone i zautomatyzowane. Łatwiej też dzięki temu zebrać motywacje, by spróbować coś z nim zrobić.

W zależności od poszczególnych marnotrawstw, rozwiązania będą oczywiście różne. Niekiedy kluczem będzie edukacja – by np. lepiej odczytywać reakcje innych czy wyłapywać zawczasu potencjalne nieporozumienia. Niekiedy przepracowanie lęków i obaw – tak by nie mieć potrzeby nadmiernego przygotowania czy unikania komunikacji. Niekiedy kluczem będzie większe skupienie, dzięki czemu łatwiej nam będzie zrozumieć drugą osobę.

Trafnie wskazując na problemy, dużo łatwiej je rozwiązać. Mając świadomość wartości, jakie może dawać czysta, „szczupła” komunikacja, dużo łatwiej znaleźć energię, na której takie zmiany można oprzeć.

Dopiero mając zbudowane te podstawy, sięgamy po konkretne narzędzia zmiany. Zdecydowanie ułatwia to cały proces i zwiększa jego skuteczność.

Mam nadzieję, że zainteresowała Cię ta próbka Lean Mind. Jeśli masz jakieś pytania, pisz, jeśli chcesz więcej takich przykładów na inne tematy – daj znać!