Jak przygotować dobrą prezentację?

Przy okazji mojego niedawnego wystąpienia na TEDx (nagranie wkrótce) zaskoczyło mnie, jak wiele osób wciąż pomija pewne proste, tradycyjne narzędzia prowadzenia dobrej prezentacji. Pomyślałem więc, że warto przygotować wpis proponujący kilka sprawdzonych, łatwych w zastosowaniu narzędzi, które mogą poprawić jakość Twoich wystąpień.

Nie są to żadne „tajne techniki prezenterskie” czy „ukryte sekrety dobrych wystąpień”. Nie. To proste rzeczy, wręcz banalnie proste. Ale wiele osób i tak ich nie robi. Tak jak w wypadku bardzo wielu tematów – nauczania, sprzedaży, negocjacji, zarządzania – często podstawowe rzeczy okazują się najważniejsze i najczęściej pomijane. Zanim więc zaczniesz szukać „tajnych” technik, zacznij od podstaw.

1. Zdecyduj do kogo mówisz, czyli ścieżka wiedzy vs infodump

Jednym z absolutnie najbardziej podstawowych błędów większości mówców (tudzież trenerów, itp.) jest to, że skupiają się na swojej perspektywie. Przygotowując wystąpienie na wybrany temat zaczynają od tzw. infodumpu, wywalenia z głowy wszystkiego co wiedzą na dany temat, a następnie próbują z tego sklecić jakiś przekaz.

Problem z takim podejściem to fakt, że całkowicie ignorujemy w nim odbiorce. Tymczasem to do niego/do niej chcemy dotrzeć z naszym przekazem.

 

W tym celu dużo lepiej jest zadać sobie dwa pytania:

Po pierwsze, gdzie Twoja publiczność jest teraz? Co już wie? Co zakłada? Co jest dla niej oczywiste? W co trudno jej uwierzyć? Co jest dla niej ważne?

Po drugie, gdzie Twoja publiczność ma dotrzeć? Co ma wiedzieć na koniec wystąpienia? Co ma być dla niej jasne? W jakich obszarach ma korzystać z nowej wiedzy?

Pierwsze pytanie mówi Ci gdzie masz zacząć wystąpienie. Drugie – jaką drogę odbiorcy muszą przejść, a więc co wystąpienie ma zawierać.

 

Tak skonstruowane prezentacje mają dużo większą szanse odpowiednio rezonować z odbiorcami. Złapać ich uwagę, być przez nich zrozumiane, przyswojone i wdrożone. Infodump jest łatwiejszy do wykonania, ale to co przy jego użyciu sklecimy będzie co najwyżej atrakcyjne dla nas – niespecjalnie dla odbiorców.

 

2. Mapa, czyli powiedz co powiesz, powiedz to, powiedz o czym mówiłeś

Ludzka pamięć działa jak sieć. Im więcej połączeń między punktami, tym większa szansa, że dane wspomnienie zostanie przywołane. Jeśli zbudujesz takie powiązania i je utrwalisz, Twoja prezentacja da lepsze efekty.

Ludzie lepiej uczą się, gdy mają poczucie bezpieczeństwa. Jednym z prostych czynników je budujących jest przewidywalność. Jeśli wiemy co ma się wydarzyć, o czym jest mowa, czujemy się bezpieczniej i lepiej się uczymy.

Ludzie czuja satysfakcję poznawczą, jeśli podawany materiał jest przedstawiany tak, że potrafią mniej więcej przewidzieć kolejne kroki i zrozumieć gdzie teraz są.

 

Dlatego właśnie w prezentacjach tak dobrze sprawdza się prosta, trzyczęściowa struktura.

1. Zacznij od powiedzenia co będziesz mówić.

2. Powiedz to, co zapowiedziałeś.

3. Podsumuj to, co zostało powiedziane.

 

To zdumiewające, jak często ludzie prowadzą prezentacje tylko w oparciu o punkt pierwszy.

Czasem ewentualnie łączą dwójkę i trójkę, na koniec oferując krótkie podsumowanie.

Dość rzadko przechodzą jednak przez wszystkie trzy etapy. Wydaje się to zbędne i wtórne. W końcu to co powiemy, to powiemy. Po co to zapowiadać? No i po co podsumowywać? Słuchacze są ogarnięci, wiedzą co usłyszeli, powtarzanie tego może być dla niektórych wręcz postrzegane jako pewnego rodzaju obelga dla odbiorcy.

 

Sęk w tym, że słuchacze mają ograniczoną pamięć operacyjną. Nie znają tematu tak dobrze jak Ty. Nie przetwarzają poznawanych treści w takim tempie, w jakim przetwarzałby ekspert w danej dziedzinie. (Jeśli mówisz do ekspertów w temacie, ten punkt jest faktycznie nieco mniej ważny. Wciąż warto go zrealizować, ale krócej i bardziej pobieżnie.) Dlatego pomoce naukowe w postaci zbudowania wstępnej struktury na początku wykładu i utrwalenia jej na koniec są bardzo pomocne w skutecznym przekazie.

 

3. Wyjaśnij, czemu warto Cię wysłuchać

Stosując się do poprzedniego punktu i zapowiadając o czym zamierzasz mówić, warto dać słuchaczom powody by chcieli Cię dalej wysłuchać. Dlatego cenne jest rozpoczęcie albo od zbudowania poczucia jakiegoś problemu, albo od wyjaśnienia dlaczego tak ważne jest wysłuchanie tego co mówisz.

Ponownie, Ty to wiesz. Dla Ciebie wydaje się to oczywiste. W końcu dlatego mówisz akurat o tym, a nie o czymś innym.

Twoi słuchacze tego zwykle nie wiedzą. Nie jest to dla nich oczywiste. Więc zadbaj o to, by zrozumieli czemu warto Cię słuchać i uważać na Twoim wykładzie.

 

4. Prezentacyjny zen

Mamy już szereg badań pokazujących, że klasyczna tendencja do zawalania slajdów prezentacji tekstem jest dużym błędem. Okazuje się, że takie treści, zwłaszcza u laików w temacie, zaburzają rozumienie słuchanego wykładu (a i same nie są dobrze zapamiętywane). W efekcie takie bogate w treść slajdy redukują efektywność prezentacji.

Zamiast tego dużo lepiej sprawdza się model znany jako zen prezentacji. W takim układzie każdy slajd zawiera bardzo zwarty przekaz, czasem wręcz jedno słowo. W ten sposób wzbogaca i wzmacnia przekaz prezentera, zamiast go rozmywać. Fakt, ma to swoją cenę – taką prezentację trzeba zwykle dużo bardziej przemyśleć. Efektywność jest jednak dużo większa.

(Oczywiście, zwłaszcza przy długich wystąpieniach, prezentacje mogą być też pewną pomocą naukową dla mówcy. Jeśli np. potrzebujesz wymienić kolejne etapy złożonej procedury albo chcesz przejść przez jakiś temat w takiej kolejności jak w materiałach, prezentacja może być tu pewną ściągawką. To jedyna sytuacja, w której zrezygnuję z prezentacyjnego zen na rzecz bardziej rozwlekłych slajdów. Są one wtedy pomocą bardziej dla mnie, niż dla odbiorców.)

 

A, daruj sobie animacje, popisowe przejścia, itp. Tym się zachwycaliśmy w latach 90-tych, podobnie jak javascriptowy efekt fali na www… Animacje, filmy itp. w ramach prezentacji też są dość ryzykowne, zwłaszcza jeśli prezentujesz na nie swoim komputerze. Generalnie załóż, że jak coś może nie zadziałać, to nie zadziała. Sam preferuje prezentacje w PDF, tu szansa, że coś się spapra jest skrajnie niewielka.

 

5. Miej „śluzy”

Czasem prezentacja idzie wyjątkowo płynnie i gładko. A czasem przerywają Ci pytania, uwagi, komentarze. Czasem okaże się, że masz dodatkowych 10 minut do zapełnienia, bo coś się przesunęło w harmonogramie, ktoś zrezygnował w ostatnim momencie, itp. Kiedy indziej ktoś inny się rozgadał i z 30 minut prezentacji zostało Ci 15, nie ma też opcji, żeby przedłużyć ponad ten limit.

Na to po prostu trzeba się przygotować. Moim ulubionym rozwiązaniem są tzw. śluzy, czyli takie fragmenty prezentacji, które można łatwo zawęzić lub rozszerzyć wedle potrzeb. Śluzy nie wymagają dodatkowych slajdów czy dodatkowego działania – to po prostu decyzja, czy w danym punkcie podasz trzy przykłady, czy jeden, albo czy opowiesz krótszą, czy dłuższą wersję danej treści. Są czymś, co po prostu trzeba przygotować, ale gdy już masz, nie raz uratują Ci skórę.

 

6. Przećwicz

Śluzy śluzami, ale dobrze jest mieć też wyczucie ile Twoja prezentacja Ci zajmie. A to możesz uzyskać tylko w jeden sposób – faktycznie ją trenując.

 

Nie, nie jestem zwolennikiem tezy pt. ‘porządne wystąpienie trzeba przećwiczyć czterdzieści razy” – choć i takie opcje widziałem. Nie wierzę w opcje realne tylko dla skrajnych pracocholików-perfekcjonistów. Większość osób ich nie zrobi, bo takie opcje są po prostu pojebane i niewielu jest tak hardkorowych zjebów (mówię to z czułością, nie przyganą). Zakładam więc, że nie ma sensu polecać czegoś, czego większość osób nigdy nie zrobi.

Tym niemniej jakiś trening jest potrzebny i do niego będę Cię namawiał. Choćby dla wyczucia tego, ile czasu zajmie wystąpienie, co trzeba dodać lub przyciąć. Do zapoznania się z materiałem i lepszym wyłapaniu rytmu. Czasami po prostu by pewne rzeczy wypowiedzieć, bo słowo mówione brzmi inaczej niż pisane. (Ponoć dlatego np. Szekspira nie należy nigdy czytać, trzeba recytować.) Sam dłuższe wystąpienia (40 min+) trenuje zwykle 1-2 razy w pełni. Krótsze (10-20 minut) 5-6 razy, jeszcze krótsze do 10. Do tego wracam do trudniejszych fragmentów i dodatkowo je szlifuje.

 

Przy okazji, luźna prywatna obserwacja – w treningu niemal zawsze wychodzi mi 10-15% wolniej, niż w faktycznym wystąpieniu. Nie wiem czy u innych jest podobny trend, obstawiam, że będzie to indywidualne. Ja nieco przyśpieszam mówiąc do ludzi, inni mogą zwalniać. Ważne, żeby sprawdzić jak to wygląda u Ciebie i brać na to poprawkę.

 

7. Lepiej skończyć wcześniej

Żelazna zasada prezentacji, niestety potwornie często ignorowana: kończ na czas. Jeśli musisz wybrać „skończyć przed czasem, czy po czasie” – zawsze wybierz pierwsze.

 

Tak, mam z tym problem. Mój neurotyczny mózg mówi mi „wzięli Cię do wystąpienia 45-minutowego, więc mają dostać równo 45 minut i ani sekundy krócej”. Tyle, że mój neurotyczny mózg jest głupi jak kotołak ganiający za laserem.

 

Bo rozpiszmy to na konkretne sytuacje…

Jeśli Twoja prezentacja była dobra, ludzie po prostu skorzystają z dodatkowego czasu by Cię dopytać o różne kwestie.

Jeśli Twoja prezentacja była zła, pięć minut naprawdę jej nie naprawi. A będzie ciężkie do przetrawienia dla odbiorcy.

Niezależnie od tego jaka była Twoja prezentacja, kilku osobom prawdopodobnie chce się sikać. Parę innych jest głodnych. Większość cierpi na zbrodniczy niedobór kofeiny i Ty, tylko Ty jesteś tym, co stoi na drodze między nimi, a słodką, słodką czarną otchłanią wdzierającą się do żył i żołądka.

To nie jest miejsce w którym chcesz stać. To miejsce w którym najlepsza prezentacja nie ratuje przed zostaniem wybebeszonym mentalnie.

 

No i niezależnie od tego jaka była Twoja prezentacja, większość osób ma ograniczone moce przerobowe. Po prostu nie zapamięta tego, co dodatkowo mówisz. Ich uwaga uległa wyczerpaniu.

Dlatego nigdy nie przedłużaj. Skończ nawet odrobinę wcześniej, zostawiając miejsce na pytania i zostając dostępny dla słuchaczy. Publika będzie wdzięczna. ZAWSZE.

No i na koniec dnia, chyba lepiej zostawić po sobie trochę niedosytu, niż vice versa…

 

8. Podawaj więcej przykładów, niż sądzisz, że jest potrzebne

Ty znasz swój temat. Odbiorcy go nie znają. To co dla Ciebie oczywiste, nie jest takie dla nich. Dlatego zadbaj o to, by temat wyjaśniać na poziomie nieco bardziej podstawowym, niż Ci się to wydaje sensowne i uzasadnione. Odbiorcy Ci za to podziękują. (Lub, inaczej – jeśli tego nie zrobisz, to uznają, że to co mówisz jest dla nich niezrozumiałe i będą na Ciebie kląć.)

 

Tak jak pisałem, nie ma tu jakiejś tajemnej wiedzy. To proste sugestie i rozwiązania. Większość z nich nie wymaga specjalnego wysiłku. Ale i tak są ignorowane, z jakiegoś powodu. Jeśli będziesz wśród tych, którzy ich nie ignorują, masz szanse ugrać bardzo dużo.

 


Zostań Patronem/Patronką tego bloga!

Jeśli materiały na tym blogu są dla Ciebie wartościowe, rozważ wsparcie go w ramach Patronite. 

Więcej na ten temat znajdziesz TUTAJ.

 

Podziel się tym tekstem ze znajomymi:
Następny wpis
Poprzedni wpis