Dlaczego warto planować, dlaczego warto zmieniać plany?

Jednym z tematów, które bardzo często poruszam na szkoleniach jest kwestia planowania. Bardzo często padają wtedy wątpliwości. Żyjemy w świecie ciągłej zmiany. Jednym z najnowszych „buzzwords” w HR jest w końcu VUCA, od volatility (ulotność), uncertainty (niepewność), complexity (złożoność), ambiguity (wieloznaczność). Jak tu więc sensownie planować? Po co?

To zrozumiałe obawy. Każdy, kto spędził kilka miesięcy szlifując projekt tylko po to, by niezbadanym wyrokiem góry poszedł on do piachu, doskonale rozumie frustracje z tym związaną. W takim układzie bardzo łatwo uznać, że w ogóle nie ma co się tu męczyć i planować. Po co marnować czas, skoro niczego nie przewidzimy? Taki sektor, taka branża, nie da się przewidywać zmian technologicznych, oczekiwań rynku, a nawet jak się da, to jednorożca z rzędu temu, kto zdoła przewidzieć decyzje zarządu. Po co więc marnować cenny czas, ten czas którego i tak zawsze brakuje, na jakieś szczególne planowanie?

Nie sposób dyskutować z tym, że świat jest zmienny. To truizm. Oczywistość.

Nie sposób również dyskutować z tym, że zmienność ta sprawia, że plany niemal nigdy nie będą zrealizowane tak, jak zostały pierwotnie zapisane. Bo świat jest zmienny. Bo plan nie przetrwa kontaktu z rzeczywistością.

Czy to jednak znaczy, że plany są bezwartościowe?

A jeśli tak, to dlaczego niektóre firmy, jak Toyota, mają ponoć rozpisane plany nie na 10, 50 czy 100 lat, ale na kilkaset? (Toyota ponoć na ok. 400)


Dlaczego warto tworzyć (z założenia nieprawdziwe) plany?

Przy wszystkich powyższych zastrzeżeniach, szereg badań pokazuje, że planowanie jest działaniem wartościowym, zwiększającym sukces w różnych dziedzinach. Działa tak w dużym biznesie, jak w małym. W dbaniu o indywidualne finanse, zdrowie i szereg innych czynników.

Jak to możliwe, skoro plany – jak już wskazaliśmy – z założenia są fałszywe i raczej się nie spełnią?


Cały trik leży w tym, co plany robią z nami. Nasz normalny tryb funkcjonowania jest bowiem bardzo krótkoterminowy. Jeśli patrzymy w przyszłość, to na krótko. Jesteśmy hurraoptymistyczni co do naszych przyszłych działań. Drastycznie przeceniamy ilość wolnego czasu, jaką będziemy mieli w przyszłości. Przeceniamy wartość bezpośrednich korzyści i zaniżamy wartość korzyści odłożonych w czasie. Nasz mózg po prostu słabo sobie radzi z długoterminowym planowaniem, bo i niespecjalnie go potrzebował na sawannie. Tam przydawała się raczej taktyka, niż strategia.

A przynajmniej tak działamy w trybie domyślnym. Jesteśmy jednak w stanie, pewnym wysiłkiem, z tego trybu wyjść i uzyskać coś, co nazywa się przyszłą perspektywą czasową (future time perspective). To sposób myślenia w którym faktycznie bierzemy pod uwagę długoterminowe konsekwencje naszych działań i przynajmniej staramy się dążyć do ich zrównoważenia. Lepiej lub gorzej – i tak daje nam to solidne korzyści. Systematyczny przegląd badań nad przyszłą perspektywą czasową pokazuje jej niezwykle korzystny wpływ na większość obszarów ludzkiego życia. Mamy tu większe poczucie kontroli, dbanie o zdrowie i finanse, lepszą samoocenę (i co ważniejsze, większe poczucie sprawczości!), niższą lękliwość i szereg innych korzyści. Co istotne zjawiska te pozostają nawet po usunięciu wpływu czynników osobowościowych.

Planowanie jest po prostu techniką poznawczą, która ułatwia nam przejście na przyszłą perspektywę czasową i korzystanie z jej dobrodziejstw. Planujemy więc nie dla samych planów, a dlatego, że proces przygotowywania tych planów wymaga od nas zmiany perspektywy.


Ta zmiana perspektywy jest ważna, bo praktycznie w każdej branży i każdym obszarze decyzje krótkoterminowo korzystne będą długoterminowo niekorzystne i vice versa. Szybkie cięcia finansowe w korporacji przełożą się na gorsze funkcjonowanie firmy w skali kilku lat. Proces zmian i inwestycji tu i teraz będzie kosztowny, ale długoterminowo oszczędzi dużo więcej. Pączek teraz jest fajny, konsekwencje życia na pączkach już niekoniecznie. Trening tu i teraz jest nieprzyjemny, ale przekłada się na zdrowie w podeszłym wieku. Przykładów jest  bez liku.


W tym ujęciu 400-letni plan Toyoty ma ogromny sens. Nie, nie dochodzą do niego mnisi odczytujący szintoistyczne wróżby z gałęzi świętego drzewa. (A przynajmniej nie wydaje mi się, żeby tak było.) Natomiast myśląc 400 lat do przodu Toyota wie, by podejmować pewne decyzje inaczej. By myśleć o tworzeniu całych ekosystemów ze swoimi dostawcami i klientami i odpowiedniego dbania o jednych i drugich, wspierania ich rozwoju, nadzorowania procesów dostawy, itp. Nie przerzuci się na tańszego dostawcę tu i teraz, mając zapewnionych innych zaufanych, bez ważnego powodu. Jasne, oszczędziłaby X w danym roku fiskalnym – ale pytanie ile straciłaby przez kolejnych kilkadziesiąt lat?


Z tej perspektywy bezsensowna okazuje się też inna tendencja przy planowaniu, czyli próby zgromadzenia jak największej ilości informacji zanim zaczniemy planować. Jasne, pewna ilość informacji jest przydatna, ale gdy koszta zdobywania kolejnych zaczną drastycznie rosnąć, dalsze zgłębianie tematu traci sens. A skoro wartością planowania jest przede wszystkim uzyskanie przyszłej perspektywy czasowej, a nie trafność samego planu, to wątpliwości odnośnie przedwczesnego planowania przestają być tak istotne. (Dla jasności, nie chodzi tu o to, by strzelać zupełnie na oślep. Pewna ilość informacji może być przy planowaniu wartościowa. Po prostu dużo mniejsza, niż nam się zwykle wydaje.


Dlaczego warto zmieniać plany?

Planowanie jest więc kluczowe. Jednocześnie jednak, co równie kluczowe, ze względu na wspomnianą zmienność rzeczywistości, do planów warto regularnie wracać i je rewidować. Niekiedy odrobinę, niekiedy drastycznie. Bez tego tak naprawdę ograniczamy się do niewielkich wycinków przyszłej perspektywy czasowej, zamiast aktualizować to, co już zdecydowaliśmy w oparciu o nowe dane i nowe informacje.

Czy takie plany będą już ok? Nie, niemal na pewno będą wymagały kolejnych korekt. Wiem, to wredne – niestety, nasz mózg bardzo by chciał już temat „domknąć” i nie musieć go dalej rozkminiać. A tak się niestety nie da. Nowe dane będą się pojawiały co jakiś czas i trzeba do nich wracać i odpowiednio wplątywać je w nasze dotychczasowe struktury. Co istotne, taka zmiana planów jest zwykle dużo łatwiejsza, niż tworzenie planów zupełnie od nowa. Dlatego tym bardziej nie warto jest czekać na pełne dane, zanim przygotuje się plan – ale też warto takie nowe dane co jakiś czas „ładować” do planu.

Jak często? To zależy już od danych i ich wpływu. Zdarzało mi się drastycznie zmieniać plany już tydzień-dwa po ich opracowaniu, pod wpływem nowych informacji. Zdarzało mi się też z tym zwlekać kilka tygodni czy miesięcy, zwykle z kiepskimi efektami. Głównym kryterium powinna być skala zmian jaka wynika z nowych danych – im większa, tym więcej trzeba zmienić i tyle.


Co do moich własnych planów i brania lekcji z tego zakresu – wiem już na tym etapie, że muszę znacząco zmodyfikować moje własne plany na najbliższy rok. Natłok szkoleń zamkniętych jest większy niż oczekiwałem i po prostu nie zostawia mi czasu na spójny marketing szkoleń otwartych. Przytnę je więc do minimalnego zakresu, skupiając się zamiast tego na połączeniu zamkniętych szkoleń oraz nowych materiałów online (i, mam nadzieję, w końcu nowych książek), nad którymi mogę pracować w bardziej elastycznym formacie i których marketing łatwiej mi zautomatyzować. Więcej o tym napiszę w kolejnym wpisie.



Zostań Patronem/Patronką tego bloga!

Jeśli materiały na tym blogu są dla Ciebie wartościowe, rozważ wsparcie go w ramach Patronite. 

Więcej na ten temat znajdziesz TUTAJ.

 

Podziel się tym tekstem ze znajomymi:
Następny wpis
Poprzedni wpis