Analiza pre-morterm, czyli zacznijmy planowanie od stypy…

Ludzie są z natury optymistyczni – nawet najbardziej pesymistyczni z nas. Przeceniamy swoje szanse, możliwości, wpływ na rzeczywistość. Te „złudzenia, które pozwalają żyć”, że pożyczę zgrabny termin od Bogdana Wojciszke, prawdopodobnie były niezbędne do tego, byśmy w ogóle próbowali jakoś funkcjonować w absolutnym piekle, jakim był świat przez większość historii naszego gatunku. Jeśli Twoje dziecko miało około 20% szans umrzeć przed piątymi urodzinami (i całkiem spore szanse na zabicie matki przy porodzie)… cóż, trzeba było być hiper-optymistycznym.

 

Dziś świat funkcjonuje dużo lepiej – i nasz hurraoptymizm zamiast pozwalać nam przetrwać często sprowadza nas na złą drogę. Dlatego przydaje się stosować narzędzia, pozwalające nieco go ograniczyć. Jednym z takich narzędzi jest technika znana jako pre-mortem. Jak post-mortem, tylko przed śmiercią (planu lub projektu).

Zaczęło się od Post-Mortem

Post-mortem (czyli dosłownie sekcja zwłok) to narzędzie często stosowane w pracy nad projektami. Jeśli jakiś projekt czy plan nie wyszedł, zatrzymujemy się i analizujemy co poszło nie tak, a co zadziałało. Przykładem takich post-mortem może być mój cykl o błędach, jakie popełniałem. Albo spotkania typu Fuck-Up Nights, gdzie ludzie wymieniają się historiami porażki. Niekiedy post-mortem sugeruje się też jako analizę udanych, ale zakończonych projektów, jako próbę dalszej nauki z tego co w nich zaszło.

 

Post-mortem polega na spokojnym, chłodnym przyjrzeniu się zakończonemu projektowi. Nie chodzi o obwinianie kogokolwiek, szukanie kto zawalił sprawę. Chodzi o przyjrzenie się co można usprawnić w przyszłości.

  • Jakich błędów nie należy popełniać? (Np. Zarezerwować więcej czasu i funduszy na nieprzewidziane wypadki.)
  • Jakie zmiany systemowe należy wprowadzić? (Np. zmienić przepływ informacji, tak by choroba jednej osoby nie zaburzyła całego procesu.)
  • Jakie nieoczekiwane wydarzenia się pojawiły i na co zwracać uwagę w przyszłości, albo jak się przeciw nim obronić? (Np. Mieć zawsze plan B w negocjacjach, nawet gdy z daną firmą współpracuje się od lat bez żadnego problemu.)
  • Co wyszło dobrze i czego należy robić więcej? (Np. System zgłaszania problemów sprawdził się świetnie i warto go rozszerzyć na inne działania.)
  • Jak wyglądały procesy decyzyjne i czy można tam coś zmodyfikować? (Np. Przenieść decyzje w dół, na zespół.)

Sednem udanego post-mortem jest generatywne podejście do problemu. Nie szukamy winy czy usprawiedliwień. Szukamy lekcji na przyszłość. Z tego względu, jeśli robimy to w grupie, warto by taki proces ktoś moderował, dbając o rozładowywanie zbędnych emocji i skupienie na konkretach.

Tak stosowane, post-mortem może sprawić, że nawet pozornie spalony projekt przyniesie nam ogromne korzyści, usprawniając nasze działanie w dłuższej perspektywie. Choć jest to narzędzie projektowe, możesz je oczywiście stosować też do codziennego życia – np. do wakacji czy zakończonego związku – z fajnymi efektami.

 

Ale przed Post-Mortem, było jeszcze Pre-Mortem

Pre-mortem wygląda dokładnie jak Post-Mortem… Tylko robimy je na samym początku projektu. Zakładamy, że nasz plan/projekt się nie powiódł. Że padł i to w popisowy sposób.

I zaczynamy prowadzić Post-Mortem do tego upadku.

  • Co nie zadziałało?
  • Jakie były problemy?
  • Czego nie przewidzieliśmy?
  • Jakie zmiany należało wprowadzić?
  • Kto mógł nam pomóc?
  • Jakie zagrożenia się pojawiły, których nie doceniliśmy?

Oczywiście projekt nie musiał paść z jednego powodu – dobre pre-mortem zakłada wręcz, że Edward Murphy miał rację i „jeśli coś może się nie udać, to się nie uda”, po czym przechodzi przez sumę tych wszystkich katastrof. Może się to wydawać przesadą, ale powiedzmy sobie szczerze – większość znanych historycznych katastrof była właśnie kumulacji problemów. Z każdą jedną, nawet dwiema system by sobie poradził, nie projektowali go idioci. Ale gdy bywa ich za wiele, to system nie jest ich w stanie udźwignąć. Postarajmy się więc naprawdę poszukać tego, co było złe.

 

Oczywiście, dla mentalności „klasycznego” rozwoju osobistego takie pre-mortem to herezja. Czarnowidztwo! Jak to, planujemy porażkę! Jak to nastawi naszą podświadomość?

 

Ale na szczęście nie ma czegoś takiego jak podświadomość, więc nie ma co się nią przejmować. Natomiast pre-mortem jako narzędzie może nam pozwolić zidentyfikować bardzo dużo potencjalnych problemów i zagrożeń, na które inaczej nie bylibyśmy gotowi. Pomoże nam to dokonać już na starcie odpowiednich modyfikacji planów, tak by nasz projekt miał dużo większą szansę na sukces. Wciąż nie będzie to gwarancja, jasne – ale przynajmniej nie wywalimy się na czymś, czego łatwo mogliśmy uniknąć, gdybyśmy tylko nad tym chwile pokminili.

 


Zostań Patronem/Patronką tego bloga!

Jeśli materiały na tym blogu są dla Ciebie wartościowe, rozważ wsparcie go w ramach Patronite. 

Więcej na ten temat znajdziesz TUTAJ.

 

Podziel się tym tekstem ze znajomymi:
Następny wpis
Poprzedni wpis