Jednym z najczęstszych problemów, z jakimi się spotykam w pracy z korporacjami są tzw. „wrzutki”. Takie nieoczekiwane zadania, pojawiające się w ciągu dnia pracy i rozbijające starannie zaplanowany dzień, mogą być strasznie frustrujące. Wprowadzają chaos. Mieszają szyki. Irytują i budzą poczucie bezradności. Po co planować, skoro i tak coś wpadnie?

Czy w ogóle da się z nimi coś zrobić? A jeśli tak, to co?

Aby poradzić sobie z wrzutkami, należy do nich podejść z kilku stron.


Po pierwsze, należy zaakceptować, że wrzutki będą miały miejsce. Nie jesteś w stanie całkowicie ich zlikwidować. (No, chyba, że jesteś na samym szczycie firmy, ale i tam nie ma takiej gwarancji.) Istnieje możliwość ograniczenia ilości wrzutek. Da się lepiej radzić z tymi, które zostaną. Mimo wszystko będziesz mieć jakieś wrzutki i będziesz musieć się nimi zająć. Nie zdołasz przewidzieć i zaplanować wszystkiego z góry.

To co możesz zrobić, to zaakceptować, że takie wrzutki się pojawią. Zostaw sobie pewien zapas czasu w swoim planie dnia na zajmowanie się takimi wrzutkami. Ile? 20-40% czasu, w zależności od Twoich typowych doświadczeń w tym zakresie. Jeśli jakimś cudem danego dnia nie pojawią Ci się wrzutki na cały ten czas zawsze możesz wykorzystać dodatkowy czas na przygotowanie pewnych ważnych, ale niekoniecznie pilnych zadań.  Albo po prostu na chwilę odpoczynku.



Przerwa na reklamę ;)


Chcesz popracować nad swoją pewnością siebie? Kurs autocoachingowy VOD Pewność Siebie w Praktyce zapewni Ci materiał do efektywnej pracy nad sobą w tym zakresie. 33 lekcje wideo o łącznej długości ponad 250 minut. 100% konkretnych, gotowych do zastosowania narzędzi.


Wracamy do artykułu :)



Akceptacja wrzutek nie oznacza jednak, że musimy je zachęcać. Przeciwnie! Warto zaaranżować sytuację tak, by zminimalizować przychodzące wrzutki. W firmach z którymi pracowałem duża część wrzutek brała się z naturalnego ludzkiego wygodnictwa. Mając do wyboru wejść na firmowy intranet i znaleźć tam odpowiedź na pytanie, albo zrobić z tego wrzutkę dla kogoś specjalizującego się w danej działce, większość osób wybierała to drugie. Nic dziwnego! W końcu on/ona jest fachurą, znajdzie rozwiązanie w 10 minut, a ja musiałbym szukać 20 albo 30! Niby tak, ale gdy taka osoba dostaje takie pytania od 3, 5 czy 15 osób w ciągu dnia, robi się już niefajnie i brakuje jej czasu na jej własną pracę.

Skoro jednak motywacją wielu wrzutek jest wygodnictwo, to prostym rozwiązaniem problemu jest zmniejszenie wygody wrzucania Ci dodatkowych zadań czy zapytań.

Zacznij od najprostszych rzeczy. Jeśli masz taką możliwość, załóż DUŻE słuchawki. To automatycznie zniechęci ludzi do zawracania Ci głowy, bo musieliby podejść, zwrócić Twoją uwagę, poczekać aż zdejmiesz słuchawki i dopiero wtedy Cię przepytać.

Jeśli chodzi o wrzutki mailowe, możesz spróbować zrobić ponownie – np. ustalić konkretną, niespecjalnie wygodną procedurę, którą muszą przejść koledzy pytający Cię o zdanie. Najlepiej taką, która wymaga by już po drodze weszli na intranet i firmową wiki (jeśli takiej używacie). Wtedy często uznają, że łatwiej im już załatwić sprawę samemu niż zawracać Ci głowę.

Powyższe przykłady są z natury rzeczy dość proste i ogólne – Ty znasz warunki w swojej firmie i Ty wiesz jakie dodatkowe utrudnienia możesz realistycznie wprowadzić, a jakich nie. Chciałem Cię tu po prostu skłonić do myślenia w tych kategoriach.

Pamiętaj! Nie chodzi o to, by ludzie którzy faktycznie potrzebują Twojej pomocy nie mogli jej dostać. Ani by przełożeni, klienci, itp. nie mogli do Ciebie dotrzeć. Chcesz tutaj jedynie utrudnić dostęp wszystkim wygodnickim, tak by ich wygoda przestała Cię kosztować czas i stres.


No dobrze, wykosiłeś wygodnickich, ale jakieś wrzutki się jednak pojawiły. Co z nimi?

Zacznij od posortowania! Zdecyduj, które z tych wrzutek

a) możesz/chcesz/powinieneś załatwić sam i możesz to zrobić od razu. Wtedy dodaj je sobie po prostu do planu działania, korzystając z zarezerwowanych 20-40% czasu. (Zarezerwowałeś je, prawda?)

b) możesz/chcesz/powinieneś załatwić sam, ale potrzebujesz dodatkowych informacji. Wtedy dodaj sobie do harmonogramu odpowiednie działanie kontaktowe – mail, telefon, spotkanie, itp. – mające na celu wydobycie tych informacji.

c) możesz/potrzebujesz przekazać innym osobom. (Dbając przy tym o nie stanie się takim „wygodnickim” z powyższego paragrafu.)

d) możesz tak naprawdę zignorować lub odłożyć w czasie do ponownego rozpatrzenia. Zrób to od razu bez marnowania na nie dalszych zasobów.

Zarówno z mojego doświadczenia, jak i z publikacji jakie znam w temacie, ludzie największy problem mają z kategorią c). Delegowanie zadań jest dla większości ludzi czymś trudnym, bo zawsze boją się, że inni nie zrobią czegoś tak dobrze, jak oni sami. Jeśli podzielasz takie skłonności, warto nad nimi popracować (czy samemu czy z pomocą fachowca), tak by zacząć pozwalać sobie na delegowanie bez presji na mikrozarządzanie i nadzorowanie działań innych ludzi. Tak, masz rację, inni to laicy albo partacze. Nikt nie zrobi tego tak dobrze jak Ty. ALE może jednak zrobią to WYSTARCZAJĄCO dobrze. A tylko o to chodzi.


Żadne z powyższych rozwiązań nie jest „cudownym lekiem” na wrzutki. Ale stosowane razem mogą znacząco usprawnić radzenie sobie z tymi nieprzyjemnymi, ale nieuniknionymi elementami codziennej pracy.



Zostań Patronem/Patronką tego bloga!

Jeśli materiały na tym blogu są dla Ciebie wartościowe, rozważ wsparcie go w ramach Patronite. 

Więcej na ten temat znajdziesz TUTAJ.

 

Podziel się tym tekstem ze znajomymi:
Następny wpis
Poprzedni wpis