ROP 2.2 Stawianie priorytetów

Rozwój Osobisty dla Początkujących

Rozdział 2.2 – Stawianie priorytetów


Możesz rozplanować sobie swoje cele i rozpisać ścieżkę do nich, to jednak nie rozwiązuje innego istotnego problemu: czym zająć się najpierw? Czy zrobić jedną rzecz, a po jej skończeniu zająć się kolejną? A może lepiej przeskakiwać między kilkoma różnymi projektami? Ale jeśli tak, to ile takich projektów realizować na raz? Dwa? Pięć? Piętnaście?

Bez udzielenia sobie odpowiedzi na te pytania, nawet najlepsze plany mogą nie wystarczyć*. Bez jasno określonych priorytetów łatwo jest miotać się miedzy różnymi dostępnymi opcjami, przeskakując co i rusz do tego, co akurat wydaje się najgłośniej domagać naszej uwagi. Oczywiście trudno w ten sposób cokolwiek doprowadzić do końca, a brak sukcesów jeszcze dodatkowo demoralizuje.

Rozwiązaniem jest tu zadbanie o wyznaczenie priorytetów w swoim działaniu.

*Wyjątek – jeśli masz bardzo duży, długoterminowy plan, szczegółowo rozpisany, zgodnie z zasadą Sekwencyjności, na poszczególne etapy. W tym wypadku mogłeś już zadbać o ustalenie odpowiednich priorytetów.


Co jest dla Ciebie ważne?

Choć ustalenie, jakie plany są dla nas najważniejsze i którymi musimy się jak najszybciej zająć, może się wydawać czymś oczywistym, w rzeczywistości niewiele osób poświęca regularnie czas na ustalanie i weryfikację swoich priorytetów. Nic więc dziwnego, że tak niewiele osób realizuje swoje postanowienia noworoczne, nie wspominając nawet o bardziej złożonych planach. Tymczasem regularne (comiesięczne lub nawet cotygodniowe) przemyślenie tego, jakie cele są dla nas najważniejsze, jest czymś, co znacząco usprawniłoby życie większości ludzi. Takie działanie pozwala skupić się na tym, co faktycznie ważne i istotne, zamiast trwonić siły bez żadnego sensu.

Priorytetyzacja nie musi przy tym oznaczać rezygnacji z przyjemności – w końcu relaks czy zadbanie o siebie również mogą stanowić dobry cel.


Ćwiczenie: Na czym Ci zależy?

Zastanów się nad wszystkimi swoimi planami, projektami, marzeniami… Które z nich są dla Ciebie najważniejsze? Gdybyś miał zrezygnować z połowy, z czego byś zrezygnował? Które z tych rzeczy mają ograniczony termin i jeśli nie zrealizujesz ich do tego terminu, przepadną lub staną się dużo trudniejsze/droższe/bardziej czasochłonne do osiągnięcia? Jak to wpływa na ich istotność?


To co ważne, to co pilne

Nawet tak proste, nieustrukturyzowane podejście do stawiania priorytetów może pomóc Ci odkryć, co jest dla Ciebie ważne i na czym warto się skupić. Jeśli jednak potrzebujesz czegoś więcej, istnieją nieco bardziej rozbudowane procesy, np. analiza ABC lub macierz Eisenhowera. Tak naprawdę obydwie opierają się na podobnej idei – uświadomieniu sobie, że, jak mawiał amerykański prezydent Dwight Eisenhower, „Rzeczy pilne rzadko kiedy są ważne, rzeczy ważne rzadko kiedy są pilne.” Zgodnie z tym duchem, w analizie ABC dzieli się rzeczy do wykonania na A) ważne i pilne, B)  ważne,  ale nie pilne oraz C) nieważne (niezależnie od tego, czy pilne, czy nie). Alternatywnie, macierz Eisenhowera polega na stworzeniu tabelki 2×2, opisując kolumny „Ważne”, „Nieważne”, a rzędy „Pilne”, „Niepilne” i przypisując swoje zadania do tych czterech kolumn. W obydwu przypadkach zajmujemy się tym co ważne, zaczynając od tego co ważne i pilne, a rzeczy nieważne staramy się zignorować lub delegować.


To, co daje efekty

Podział na ważne i pilne jest często łączony z inną metodą, tzw. Regułą Pareto.  Ekonomista i socjolog, Vilfredo Pareto, zauważył w pewnym momencie, że 20% obywateli Włoch dysponuje 80% majątku tego kraju. Reguła ta okazała się sprawdzać też w wielu innych obszarach, w tym w szeroko rozumianej skuteczności osobistej. Zgodnie z tą regułą, niektóre Twoje działania okażą się być dużo bardziej produktywne niż inne. Warto odkryć, które będą dawały takie efekty.

Jednocześnie, w kwestii Reguły Pareto, warto pamiętać o dwóch kwestiach:

a) Jest to tzw. „reguła ogólna”, pewne uproszczenie. Niekiedy będzie tak, że 20% działania da 80% efektów. Niekiedy będzie to 5%. A niekiedy 60%. Reguła Pareto ma na celu kierować Twoją uwagę na fakt, że różne działania nie dają identycznych efektów, nie rządzić Twoim życiem.

b) To, że 80% działania daje 20% efektów nie oznacza, że można z tych 80% zrezygnować. Dla przykładu, są pewne działania w prowadzeniu firmy, które nie dają bezpośrednio efektów w postaci przychodów, ale zrezygnowanie z nich byłoby dla firmy bardzo szkodliwe (np. księgowość). W takim przypadku warto pomyśleć nad tym, jak możemy takie działanie zautomatyzować lub delegować, tak by zajmowało mniej naszego czasu.

c) Mając działania, które dają nieproporcjonalnie mało efektów, warto często pomyśleć jak można by sprawić, że staną się bardziej korzystne. Np. jak sprawić, by dany klient kupował więcej?


Ćwiczenie: Planuj swoje priorytety

1. Zastanów się, które z Twoich działań dają nieproporcjonalnie duże korzyści, a które nieproporcjonalnie małe. Jak wpływa to na ich ważność? (np. Którzy klienci zajmują dużo Twojego czasu, a mało kupują?)

2. Zastanów się, które z Twoich działań, jeśli teraz się nimi nie zajmiesz, nieproporcjonalnie zyskają na znaczeniu, trudności i pilności. (Np. debet na karcie kredytowej, którego zaniedbanie oznaczać będzie ogromne odsetki?) Jak to wpływa na ich ważność?

3. Rozpisz swoje cele wg. analizy ABC lub Macierzy Eisenhowera

macierz eisenhowera4. Realizuj cele w kolejności od ważnych i pilnych, przez ważne-niepilne, ew. zajmując się też nieważnymi, jeśli zostanie Ci na to czas.


Oczywiście, priorytetyzacja wg. kryteriów „Ważne”/”Pilne” nie jest jedyną możliwą opcją. Zachęcam Cię do poeksperymentowania i poszukania takich kryteriów, które najlepiej sprawdzą się dla Ciebie. Być może „Ważne”/”Społeczne”, albo „Przyjemne”/”Pilne” będą dla Ciebie istotniejszymi kryteriami i pozwolą Ci lepiej dobrać Twoje priorytety.


Wróć do spisu treści

Rozwój Osobisty dla Początkujących jest dostępny ZA DARMO. Są to informacje na tyle ważne i podstawowe, że chcieliśmy zadbać o ich udostępnienie jak najszerszej publiczności, także osobom które mogły nie być jeszcze zdecydowane na zakup materiałów rozwojowych (lub po prostu nie było ich na to stać).

rozwoj8

Jeśli jednak chcesz z tych informacji korzystać nieco wygodniej, w formie e-booka, lub też po prostu docenić pracę włożoną w zebranie i przygotowanie tego poradnika czy w działalność autora - możesz to zrobić kupując ebook, dostępny na MindStore.

Dzięki za wsparcie :)

Podziel się tym tekstem ze znajomymi:
Następny wpis
Poprzedni wpis
  • Łukasz Kozioł

    Ja mam z tymi ćwiartkami czasu kłopot. Autorzy tacy jak S. Covey piszą, że ćwiartka ważne/ niepilne – jest najważniejsza, że to serce całego zarządzania sobą w czasie, taki osobisty spiritus movens a jednak nie mam jasności przy stosowaniu tego ze spokojem – za to jakieś dwa lub trzy lata temu zastosowałem to do swoich spraw jakie wtedy powkładałem w te ćwiartki i rzeczywiście zrealizowałem je wszystkie z dużą szybkością – sęk w tym że towarzyszyło temu rozdrażnienie w wersji GIGANT.

    Covey pisze, że warto skupiać się przede wszystkim na ćwiartce ważne/niepilne bo to w niej są rzeczy najwartościowsze, ale nie są wykonywane właśnie dlatego bo nie są pilne.

    A co w sytuacji, gdy obiektywnie ważna rzecz taka jak praca, znajduje się właśnie w tej ćwiartce wśród rzeczy ważnych ale NIE pilnych. To moja sytuacja akurat w tym temacie. Co z tego, że mam kilka ogonków finansowych do odcięcia – tak jak to zauważyłeś – odsetki narastają i to wcale NIE działa na mnie motywująco, żeby odciąć takie ogonki raz a dobrze (przy okazji jeden z tych ogonków BARDZO niepokojąco mi się kojarzy z moją obecnością na jednym ze spotkań klubu nlppolska…)

    Aż się zastanawiam, czy moich spraw nie przyporządkowałem błędnie do ćwiartki „ważne i niepilne”. Ale jednocześnie ćwiartka ważne i pilne NIE działa u mnie tak jak trzeba. A Covey przekonuje dodatkowo że jest to ćwiartka, dająca rezultaty takie jak:

    – stres
    – wypalenie
    – zarządzanie kryzysami
    – ciągłe gaszenie ognia

    Wiedząc to, lepiej trzymać się od tego z daleka.
    Kto by tak chciał? Mysleć o pracy w kategoriach takich, jak wypisane powyżej rezultaty?

    I wreszcie – się zastanawiam – a jak powkładać naukę gry obecnego kawałka gitarowego w te ćwiartki i czy w ogóle jest w tym sens – bo sprawy zmieniają mi się z dnia na dzień – to co ćwiczyłem dosłownie przedwczoraj nie jest juz tak ważne bo w trakcie ćwiczeń pojawiło się coś zdecydowanie ważniejszego i skuteczniejszego w toku ćwiczeń jednej i tej samej zagrywki. :)

    • Jeśli chodzi o ćwiczenie gry – sam fakt ćwiczenia byłby tym co kategoryzujesz, nie dokładne metody ćwiczeń.

      Jeśli chodzi o pozostałe pytania – mogę się odnosić do tego, o czym piszę w tekście, nie do tego co pisze Covey. Czy mógłbyś odnieść pytania do tego co w tekście?

      • Łukasz Kozioł

        „Jeśli chodzi o ćwiczenie gry – sam fakt ćwiczenia byłby tym co kategoryzujesz, nie dokładne metody ćwiczeń.”

        O! I tu trafiasz w sedno! Rzeczywiście – gitara jest ważna ale niepilna. czyli B z twojego tekstu. Pod tym dużym B mam tez hasło: praca/pracowanie/szukanie pracy/podjęcie pracy.

        I teraz odpowiadając sobie na pytanie 2 z zaproponowanego ćwiczenia, oczywiście wiem jakie są skutki np finansowe z niepracowania: Jednak taka świadomość nie wywołuje u mnie poczucia pilności. Świadomość narastających odsetek w banku i kilku mandatów z ZTMu w zanadrzu, która teoretycznie mogłaby mi dać napęd do załatwienia tych rzeczy raz na zawsze u mnie nie funkcjonuje jako motywator. Te rzeczy przeskoczyły do kategorii nieważne i niepilne i tam sobie rezydują i akurat w tym przypadku skutecznie ignoruję tą ćwiartkę. Co miedzy innymi oznacza, że napomnienia z banku czy z ZTMu natychmiast lądują koszu.

        • Moja propozycja – spójrz w przyszłość, ale dalej. Dużo dalej. Zobacz jak te konsekwencje się zbierają, ale hardkorowo. Jak np. ktoś bliski Ci choruje na coś nierefundowanego i nie jesteś w stanie mu pomóc, bo Cię nie stać.

          • Łukasz Kozioł

            Hmmm – z tego co wiem, to by się chyba nie sprawdziło, ponieważ zdarzyło mi się parę razy myśleć w kategoriach całkowicie przeciwnych do tych jakie proponujesz i wolałbym o tym tu zamilknąć, bo zrobiłoby się bardzo politycznie niepoprawnie. Tu sprawdziłoby się raczej stwierdzenie o całkowitym zaprzestaniu byciu pomocnym w zaproponowanej przez Ciebie do wyobrażenia sytuacji (!) Lepsze będzie wypisanie wszelkich rzeczy fajnych – szczególnie tych fajnych emocjonalnie.

            Tak czy tak – racja – tu liczy się perspektywa długoterminowa.

            Dzięki!

  • Bartlomiej Piech

    Hello. Ja mam takie spostrzeżenie, że napotkałem u siebie opór w trakcie próby wypełnienia kratek pilne.. itd „z lotu”. Czuję, że pomocne byłoby wprowadzenie do instrukcji ćwiczenia punktu: „Zapisz wszystkie cele”, a następnie przejście z tą listą do tabeli. To trochę jak zliczenie książek przed budową pułki / regału.