Lean Mind – Życie jak fabryka

Metafory bywają czasami przydatne do lepszego zrozumienia. Pozwalają nam wyobrazić sobie pewne rzeczy, które inaczej mogłyby być trudne do zobrazowania, dostrzec powiązania, które dotychczas nam umykały.

Chciałem więc przybliżyć Ci nieco metaforę ludzkiego życia i działania, w nawiązaniu do fabryki – i wskazać gdzie pojawiają się tu możliwości zmiany i usprawnienia.

Wyobraź sobie dużą fabrykę, produkującą, powiedzmy, komputery. Produkuje je automatycznie, masowo, często niezależnie od realnego zapotrzebowania ze strony klienta, po prostu by linie montażowe działały (1). To sprawia, że często potrzebne są dodatkowe zasoby na przetransportowanie i przechowanie (2) wyprodukowanych komputerów, zanim będą mogły trafić do hurtowni czy klientów docelowych.

Ponieważ produkcja jest masowa, to jeśli pojawią się jakieś wady, to zwykle wykrywane są po wykonaniu dużej partii.(3) Oznacza to często konieczność wyrzucenia lub poważnej naprawy dużej ilości gotowych produktów. Menadżerowie schodzą wtedy ze swoich biur do linii montażowej (4), przyglądają się i dopiero podejmują decyzję co z tymi wadami zrobić i jak je naprawić. To zatrzymuje produkcje, wymaga zużycia dużej ilości zasobów i energii (5).

Niekiedy całe linie muszą czekać, czy to ze względu na zatrzymanie poprzednich w wyniku jakichś wykrytych wad, czy też dlatego, że zabrakło jakichś kluczowych surowców, albo kolejne linie są zapchane (6). Aby temu przeciwdziałać gromadzi się zapasy, ale to niesie ze sobą własne koszta (7). Po pierwsze, zapasy te trzeba gdzieś przechować. Po drugie, może się okazać, że będzie ich zbyt wiele w stosunku do potrzeb i nie zostaną wykorzystane.

Ponieważ wszystko wymaga dodatkowego miejsca na przechowywanie, to całość jest zwykle zbyt duża i wymaga dodatkowego transportu, który nie byłby wymagany w mniejszym, bardziej zwartym systemie. (8)

Dodatkowo, duża część pracy wymaga dodatkowego chodzenia i działania ze strony ludzi, ruchów drobnych, ale powtarzających się wielokrotnie w ciągu dnia i redukujących ogólną wydajność (9). Często wiąże się to z tym, że przygotowywane komputery są nadmiernie przetwarzane względem potrzeb, ponieważ gdy dotrą do sklepów i tak będą tam modyfikowane do indywidualnych potrzeb zamawiających klientów (10).

Takich fabryk – czy to komputerów, czy samochodów, czy też po prostu firm usługowych „potykających się” o tego typu kwestie mamy bez liku


Spróbujmy odnieść taką fabrykę do Twojego życia.

To co robimy, robimy w dużej mierze zupełnie automatycznie, niezależnie od tego, czy jest ku temu potrzeba, czy nie (1). Tak działa system nawyków, na którym się opieramy w życiu. Np. jeśli standardowo bierzemy prysznic rano i wieczorem, to zawsze będziemy go tak brali – niezależnie od tego, czy tego dnia się pociliśmy, czy zupełnie nie. Jeśli zawsze po przyjściu do pracy sprawdzamy skrzynkę e-mailową, to zawsze będziemy to robili, nawet jeśli danego dnia mielibyśmy ważniejsze rzeczy, od których lepiej zacząć dzień pracy. Do tego często obciążamy się myśląc o długoterminowych projektach, nie mając zrealizowanych nawet pierwszych kroków do nich. To zżera ogromne ilości zasobów poznawczych, nie oferując wiele w zamian (2).

Ponieważ działamy w dużej mierze automatycznie,  problemy dostrzegamy zwykle gdy coś pójdzie naprawdę nie tak. (3) Gdy zapiliśmy tak bardzo, że rozwaliliśmy samochód na drzewie. Gdy nasz związek jest na krawędzi rozpadu. Gdy organizm mówi dość przepracowaniu, zwalając Cię z nóg na kilka tygodni. Dopiero w takich sytuacjach nasz system nadzorczy, nasza świadomość, zwykle pochyli się nad tym co robimy i spróbuje przyjrzeć na ile to ma sens i wartość (4).  Koszta naprawy takich problemów rosną dramatycznie względem tego, co dałoby się usprawnić jeszcze w toku codziennego życia.

Niekiedy tak wyczerpiemy swoje zasoby, że niby siedzimy nad książką czy przy komputerze, ale nie jesteśmy w stanie się skupić i tylko trwamy w narastającej frustracji. Albo chcielibyśmy zrobić coś dalej, ale i tak musimy się zatrzymać, bo nie mamy opracowanych kolejnych kroków. (6) Możemy próbować to robić na zapas, ale wiele z tych planów pozostanie niewykorzystanych. Nie da się też „odpocząć na zapas”, niezbędne jest regularne dbanie o siebie (7).

Wszytko to sprawia, że często miotamy się, przeskakując z zadania do zadania, nigdy do końca nie odpoczywając (bo umysł wciąż jest w pracy), ani nie pracując w pełni wydajnie (bo wciąż domagamy się regeneracji). Nawet przechodzenie między zadaniami jest obciążone tzw. bezwładnością uwagową, sprawiającą, że nie jesteśmy w stanie wydajnie między nimi przeskakiwać i tracimy dużą część naszych mocy przerobowych. (8)

Jednocześnie w toku typowego dnia wykonujemy ogromną ilość działań po prostu zbędnych. Czasem dlatego, bo nie zadbaliśmy o odpowiednie ogarnięcie swojego otoczenia (9). A czasem dlatego, że niepotrzebnie się przejmujemy i próbujemy doprowadzić do stanu idealnego coś, co wystarczy, by było dobre (10).


Tak jak w wypadku fabryk, tak w naszym życiu, ten system może się sprawdzać na masową skalę. Jasne, marnotrawimy ogromną ilość zasobów, siły, energii i czasu… Ale jakoś to działa, ze względu na ogólną ilość naszych decyzji i działań. A nawet jak czasem jakaś fabryka splajtuje, to przecież jest wiele innych…

A, czekaj, w wypadku ludzi tak to nie działa.

Bo plajtuje nie jakiś człowiek, tylko konkretna Marta czy konkretny Jacek.

I tu się już robi problem – zwłaszcza, jeśli to Ty jesteś tą Martą albo tym Jackiem. Osobą, której system ma się zaraz załamać.

Zresztą, powiedzmy sobie szczerze -w skali systemu padająca fabryka to nic, ale jak Ty jesteś jej właścicielem, to jednak też boli!


Dlatego właśnie w przypadku produkcji fabrycznej czy usługowej stopniowo przechodzi się z systemów typowej produkcji masowej na inne rozwiązania. Takie jak zarządzanie szczupłe, czyli Lean Management. Podejście, w którym skupiamy się na unikaniu marnotrawstwa, produkowaniu tego co potrzebne wtedy kiedy jest to potrzebne, z odpowiednio wymierzonych zapasów i uważnym nadzorem, tak by łatwo likwidować ewentualne wady szybko i bez nadmiernych strat. Dzięki temu można ograniczyć też zapasy, zmniejszyć przestrzeń potrzebną na całą produkcję, zrobić ją precyzyjniejszą i wydajniejszą.

I dlatego w kontekście pracy nad sobą stworzyłem system Lean Mind. Podejście, w którym skupiamy się na wychwytywaniu i usuwaniu marnotrawstwa w Twoim codziennym działaniu. Usprawnieniu swojej automatyzacji, uświadomieniu jej sobie i odpowiednim nad nią nadzorze. Wychwytywaniu potencjalnych problemów wcześniej i lepszym ich rozwiązywaniu. Unikania robienia rzeczy zbędnych, „na zapas”, których nigdy nie wykorzystamy. Bo życie jest zbyt krótkie, by pozwolić sobie na jego marnotrawienie.


Jeśli interesuje Cię tematyka Lean Mind, daj znać co więcej chcesz o niej poznać :)



Lean Actions  - chcesz zoptymalizować swoje działanie, tak by łatwiej, szybciej i pełniej realizować swoje zamierzenia? Ten kurs zapewni Ci narzędzia do realizacji tego celu. Trzy intensywne dni poświęcone wprowadzeniu podejścia Lean Mind do Twoich codziennych działań. Już w październiku w Warszawie! Kurs dostępny jest samodzielnie, lub jako fragment szerszego cyklu Lean Mind Experience


Podziel się tym tekstem ze znajomymi:
Następny wpis
Poprzedni wpis