Gorące Biurka („Hot Desks”), niekiedy określane też mianem „Desk Sharing”, to system organizacji miejsca pracy, w którym pracownicy nie mają stałego stanowiska pracy. Zamiast tego każdego dnia zajmują jedno z wolnych akurat biurek. Wspomnianych biurek jest zresztą zwykle 10-20% mniej niż zatrudnionych pracowników, gdyż firma zakłada, że danego dnia ktoś zawsze będzie chory, pracował z domu albo na spotkaniach u klienta.

Wprowadzenie tego systemu motywowane jest dwiema kwestiami:

  • oszczędnościami – 10-20% mniej biurek w teorii oznacza 10-20% niższe koszta wynajmu biura;
  • współpracą  – pracownicy zmieniający codziennie miejsce pracy mają okazję poznać lepiej osoby spoza swojego bezpośredniego zespołu, skuteczniej wymieniać się informacjami, itp.

W rzeczywistości, „Desk Sharing” jest niestety klasycznym przykładem korporacyjnej ksiegowości bezmyślnie przecinającej gałąź na której siedzi cała firma. Daje pewne oszczędności, ale kosztem nieporównywalnie większych (choć mniej oczywistych) strat.

Dlaczego „Gorące Biurka” są nie tyle złym, co bardzo złym rozwiązaniem? Ponieważ w rzeczywistości kosztują firmę dużo więcej, niż jej oszczędzają. Co więcej, koszta te są na bardzo wielu poziomach. Problem w tym, że na pierwszy rzut oka poziomy te nie są aż tak oczywiste.


Terytorialność

Zacznijmy od podstawowej, głęboko biologicznej kwestii. Ludzie są zwierzętami terytorialnymi. To nie trend czy preferencja, to skłonność głęboko wpisana w nasze geny. Potrzebujemy mieć „swój” obszar i dopiero gdy go mamy, możemy zacząć czuć się bezpiecznie. Takie poczucie bezpieczeństwa jest zaś niezbędne zarówno dla komfortu pracy (a więc i lojalności pracownika wobec firmy), jak i dla skupienia w tej pracy (a więc wydajności pracownika).

Gdy zabierasz pracownikowi „jego” terytorium i każesz mu codziennie zdobywać miejsce na nowo, wydarzą się dwie rzeczy.

Po pierwsze – I TAK będzie terytorialny. Niezliczone firmy wprowadzające „Gorące Biurka” odkrywają, że pracownicy i tak dobierają tam „swoje” miejsca. Co najwyżej przychodzą do pracy zestresowani czy „ich” miejsce na pewno jest tego dnia wolne, a jeśli nie i muszą siąść na innym – będą zdenerwowani, sfrustrowani i mniej efektywni. Co więcej, spór o takie miejsce może być podstawą dodatkowych konfliktów w zespole, co dodatkowo odbija się na efektywności.

Nie ma również dyskusji co do tego, że pracownicy mający wybór miedzy dalszą pracą dla firmy gdzie nie mają własnego stanowiska pracy, a podobnymi warunkami w firmie z własnym stanowiskiem, będą wybierali tą drugą. To utrudnia rekrutację i zwiększa jej koszty, a jednocześnie zwiększa rotację pracowników i powiązane z nią, niemałe przecież, wydatki.

Po drugie – pracownicy nie będą mogli zadbać o wiele drobnych ułatwień, które normalnie mieliby na swoim biurku, o odpowiedni dostęp do akcesoriów, itp. Będą marnowali więcej czasu każdego dnia na rozlokowanie się, na znalezienie osób, z którymi akurat muszą porozmawiać, będą mniej skupieni i wydajni. Brak bezpieczeństwa nie pozwoli im się skoncentrować. To wszystko przełoży się na wyraźny spadek wydajności, który sam w sobie zniweluje jakiekolwiek oszczędności, jakie firma mogłaby uzyskać na najmie biur. A to przecież nie koniec problemów!



Przerwa na reklamę ;)


Początek semestru? Początek roku szkolnego? Chcesz wesprzeć w nauce siebie, lub swoich bliskich? 

Kurs Skuteczna Nauka, w 100% oparty na konkretnych, przebadanych rozwiązaniach, to prosty przepis na przyśpieszenie i usprawnienie procesu uczenia się. Tak, żeby ucząc się krócej zapamiętywać więcej. E-kurs dostępny na MindStore, tylko 79 zł za pełen program.


Wracamy do artykułu :)



Poczucie kontroli

Jednym z najważniejszych kryteriów satysfakcji z pracy jest poczucie pewnej autonomii i kontroli nad swoim działaniem. Firmy pragnące zachować swoich pracowników powinny dbać o maksymalizację tego poczucia. „Gorące Biurka” stanowią  jedno z najbardziej podstawowych wyzwań dla pracowniczego poczucia kontroli, odbierając pracownikom nawet poczucie stabilizacji p.t. „to jest moje miejsce”. To kolejny czynnik, który będzie przekładał się na zwiększoną rotację pracowników i spadek lojalności pracowników wobec firmy. Redukcja innych rodzajów satysfakcji z pracy podkreśli jeszcze rolę satysfakcji finansowej, przekładając się na zwiększone oczekiwania płacowe pracowników. To już kolejny czynnik bezpośrednio niwelujący oszczędności z tańszego wynajmu biura.


Dehumanizacja

„Gorące Biurka” są również po prostu środkiem dehumanizacji, dalszej przemiany pracowników w „zasoby ludzkie”, nieodróżnialne dla korporacyjnego zarządzania od np. zapasowych krzeseł, jabłek czy cementu. To uderza mocno w satysfakcje z pracy oraz lojalność takich osób. Skoro firma traktuje mnie jak rzecz, to czemu miałbym być wobec niej lojalny?

(Dziękuję Piotrowi Dąbrowskiemu za zwrócenie uwagi na ten aspekt.)


Higiena

Czynnikiem, o którym niewiele osób myśli, ale który bezpośrednio uderza w dochodowość firmy, jest higiena w pracy. Jeśli system organizacji pracy sprzyja lepszemu roznoszeniu się chorób zakaźnych, przekłada się to drastycznie na wyniki firmy. Więcej chorób oznacza więcej zwolnień chorobowych, większe obciążenie zdrowych członków zespołu, w konsekwencji opóźnienia projektów, przepracowanie i wypalenie pracowników. To wszystko bardzo boleśnie uderza w zyski firmy.

Niestety, systemy „Gorących Biurek” stanowią idealne warunki dla przenoszenia chorób. W standardowym układzie chory pracownik ma kontakt głównie z innymi członkami swojego zespołu, ew. kilkoma innymi osobami. W układzie „Gorących Biurek”, jeden chory pracownik może każdego dnia siedzieć obok zupełnie innych osób, narażając ich zdrowie. Co więcej, siadając przy różnych biurkach zostawia na nich swoje biologiczne ślady – badania pokazały, że w przypadku stacjonarnych komputerów w systemie „Gorących Biurek” na klawiszach znajduje się PIĘĆ RAZY więcej mikrobów, niż w działach stosujących stacjonarne miejsca pracy. Nawet jeśli w danej firmie korzysta się z laptopów, można oczekiwać podobnych śladów na biurkach, krzesłach, itp.


Komunikacja

Nawet ostatnie założenie „Gorących Biurek” – usprawnienie komunikacji – okazuje się być słabo uzasadnione. Pracownicy w takim systemie i tak dążą do swoich własnych terytoriów. Jeśli nie udało im się zająć „swojego” miejsca i muszą siąść gdzieś indziej, są sfrustrowani i źli. To słabo przekłada się na budowanie nowych relacji czy poczucie wspólnoty, raczej na dodatkowe poczucie bliskości ze „swoim” zespołem od którego zostało się „niesłusznie” oddzielonym.


Podsumowując

„Gorące Biurka” kosztują firmy potworne pieniądze. Fakt, są one trudniejsze do zauważenia, niż pozorne oszczędności płynące z redukcji kosztów najmu. Dobrzy menadżerowie muszą jednak patrzeć na firmę holistycznie, dostrzegać zarówno oczywiste zależności, jak i bardziej subtelne procesy. Firma to żywy, złożony organizm. Nie ma prostych i łatwych rozwiązań – lub, może inaczej, były, ale przez wieki wszystkie już wykorzystano. Teraz doszliśmy do poziomu bardziej złożonych procesów i albo podejdziemy do nich z należnym szacunkiem… Albo poniesiemy tego konsekwencje.



Lean Emotions  - chcesz bardziej zadbać o swoje emocje i nauczyć się jak zrobić, by wspierały Twoje życie i doznania? Ten kurs pomoże Ci w nauczeniu się tego. Trzy intensywne dni poświęcone wprowadzeniu podejścia Lean Mind do Twoich emocji. Już w listopadzie w Warszawie! Kurs dostępny jest samodzielnie, lub jako fragment szerszego cyklu Lean Mind Experience


Podziel się tym tekstem ze znajomymi:
Następny wpis
Poprzedni wpis